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【書評】仕事の効率化を高める方法!吉越浩一郎さん立花岳志さんの「クラウド版デッドライン仕事術」のまとめ!

こんにちは
ぽんすけ(@info_simplify)です

今回紹介するのは

吉越浩一郎さん立花岳志さんのクラウド版 デッドライン仕事術

デッドラインを上手に使って仕事の効率化を測るのは目からウロコ!

また目標や振り返りのアプローチを上手に使うことも勉強になりました!

今の仕事だけでなく、今後の自分の人生もよくする一冊!

おすすめですよ!

それではご紹介!

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なぜデッドライン仕事術が優れているのか

優先順位を即決して「今日」の仕事に集中せよ!

会議でやるべきことを決めたはずなのに、なんとなく手がつけられない状態
1つ1つの仕事に
「誰が、何を、いつまでに」実行するか
が正しく設定されてないから


「早朝会議」ですべての問題を可視化する

問題解決を鍛えるのも会議

会議は話し合うばではなく決める場
問題を抱えた担当者は
「このような問題があります
私はこう対応するべきだと思います
なぜなら〜」
という形で、本人なりにたどり着いたベストの仮説を構築した状態で
しかも、そのまま議事録に書けるレベルに仕上げて会議に出席する必要がある
問題が起こっていることは誰にでも分かりますが
その問題を解決するための解決策を考えることは
簡単ではありません
しかも、根拠がしっかりしていなければならないので
なおさらです


計画・実行・結果デッドライン仕事術を回す技術

クラウド時代のPDCAの技術

「会社の従業員として」
「将来の起業家として」
「父として」
「夫として」
「一家の大黒柱として」
という、複数のペルソナに基づいた計画を立てて
その計画を一覧で見られるようになっていることが大切

長期計画を作るときのコツは
いきなり60年後の自分を箇条書きにするのではなく
ExcelやNumberなどのアプリケーションを使うなどして
5年ごとのブロックで区切り
途中経過を見えるようにしておくことです
いまから5年後までの計画、6年後から10年後、11年後から15年後
というようにブロックを区切り
それぞれの5年間にどんなことを実現したいのか
何を達成したいのかを書き込んでいくのです

目標を達成するための手段が書き込めればなお良い

もちろん長期計画は
計画したとおりすべてがうまくいくとは限りません
むしろ、思うようにいかないことの方が多いでしょう
しかし、計画があるからこそ
その計画と現実の誤差に気づくことができます
誤差に気づくことができれば
その誤差を縮めようという意識が働き
現実を目標に近づけていく行動を探ることができます
また、明らかに目標が変化し
その目標を追う必要がなくなったなら
そのときは目標を変更して現実に即したもにに修正すればよい

5年後に目標を達成するために
1年後に何ができていないとまずいのか
2年後までに何を達成していればよいのかと
見通すことで
漠然としていた
「5年後の自分」の姿に
リアリティが出てきます

計画は機械的に作るのではなく
天候や自分の予定を見ながら作成すると
現実的な目標を作ることができる

予定は振り返ることでいくらでも修正できる

仕事のデッドラインは死守する必要がありますが
「人生のデッドライン」はもう少し柔軟

なぜなら、僕たちは60年計画という壮大な人生の目的に向かって歩んでいるのです
今日1日の予定が明日に延びたとして
そのことがどれだけ致命的になるでしょうか
そう、それはほとんど誤差の範囲にもならない些細なことなのです
「今週中に『ブログを立ち上げる』」という目標を立てたが
予想外に仕事が立て込んで残業が続き何もできなかったとしても
そのことで自分を責めてはいけません
予定はそのとおりに行かないものです
だからこそ、PDCAの「C」チェックの項目があるのでっす
僕は毎週土曜に「週次レビュー」と「週次計画」という
定例タスクを入れています
皆さんにもぜひ週次レビューと週次計画を実行していただきたいと思っています
時間にして約2時間
最初の1時間で前の週1週間とその達成度合いをチェックする週次レビューを行います


「週次レビュー」の実行手順

僕は毎朝ごく簡単な日記をつけています
その日記には1日の活動の要点
それに3つの良かったこと
会った人、教訓などを書き込んでいます
この日記から、「事実」の部分を1週間分抜き出して時系列に並べます

  • この1週間の大きな出来事トップ5
  • この1週間で学んだことは何か?
  • etc

1週間を振り返ると
予定どおりうまくできていることもあれば
全然ダメなこともあります
しかしそこでダメだったからと悩んだり
ガッカリしたりする必要はありません
きっちり確認すべきは
「なぜ実行できなかったか」ということです

分厚く専門的な内容の本は読むのに時間がかかり
短くて平易な本はあったという間に読めます
毎週4冊を読むことを目的に
どんな内容の本を読むかを決めたりはしません
目的は読了本の冊数を増やす競争ではなく
充実した読書時間の確保です


毎朝の「振り返り」と「その日にすること」を確認してから1日をスタートする

土曜日に1週間分の予定を立てても
その予定を一度も見返さなければ
書いたことを忘れてしまい
実行できないことが多発するでしょう
それでは計画を立てた意味がありません
計画は実行するために立てるのですから
実行してこその計画です
計画を漏れなく実行するためのコツはたった1つです
それは「何度も見返す」こと


計画はどんどんアップデートして履歴を残そう

目標を変更したらシートの内容も改訂する
これを週間にしましょう
そして目標を変更するときは
シートを複製して
変更前の変更後の両方のファイルを見られるように工夫しましょう
変更が加わるたびに計画はより現実的かつ
優れたものに改良されていきます
あとから見返すと
最初に作った計画が稚拙だったり
まだまだだったりして
その変化を見返すと自分の進化を知ることができて
楽しいものです

5年計画、60年計画のスタートと終了の時機については変更しませんが
内容はどんどん現実に合わせてアップデートしていきましょう
ただし、最終目標については極力変更せずに死守する方向で
途中経過を変更していくことが望ましいです

会社のタスクと自分のタスクを同じレベルで扱う

会社の業務に関連する目標や計画も
自分の中期・長期計画の「仕事」欄に盛り込むことが望ましいのです
そうすることで、「人生」という大きな道筋の中で
会社の仕事はその「ごく一部」に過ぎないということが
明示的になるからです


記録するのを忘れてしまったり億劫になったりするときはどうするの?

忘れてしまったり、億劫でつけられなかったような場合はどうするか、シンプルです
あとからさかのぼってざっくり記録するのです
この場合、詳細な何分、難病までは当然かかりませんので、ざっくりです
朝食の時間だったらだいたいいつも15分程度なので
15分と記録します
飲んで帰ってきた場合には、前夜何時ころ帰ってきたのかとGPS行動ログアプリを見て確認し
そこから睡眠記録アプリを起動した時間までの間に
「入浴」して「身支度」して「休息」して「睡眠」をした
という形で、他のツールを参照しながらログを埋めていきます
このとき大切なのは「完璧を目指さない」ことです


週次計画・ルーチン・カレンダーを合体させてその日の「予定」が決まる

詰め込みすぎないことが継続のための鉄則

僕たち人間は、たったいまの現実よりも
将来の自分の能力に対して課題な評価をしてしまうという
特徴があります
たとえば今日は1時間しか勉強できていないのに
なぜか翌週には「3時間の勉強」をアサインしてしまったりするのです
「来週は追い込みだからがんばろう」というようなことを言って
いかにもがんばるような心積もりになっています

過大評価の修正方法は簡単です
まず、週次レビューを定期的に行い
自分が強化したいものごとについて
「自分ができるいまの能力はこれくらい」
という正しい結果を把握すること
「毎日3時間の勉強」を目標に掲げたけれども
実際には平日1時間x5日で5時間しかできなかったという事実を把握するのです
そして、翌週の目標を、2つの視点から見ていきます
1つ目は現状のままで目的(資格取得など)は達成されるのか、という点
「3ヶ月後の試験で合格を目指す」ということなら、
いまのペースで大丈夫なのか?という確認をします
2つ目は、1週間に5時間と言う結果を
来週はどこまで強化できるかと
できるだけ客観的に見て
翌週を計画を立てることです
たとえば、
「休日も毎日は無理そうだから、月曜日から金曜日のままでいい
その代り1日の時間を1時間15分に増やし、5日の合計を6時間15分にする」
という目標を立てます


クラウド時代の「会議」の技術

会議は正しく行おう

ほとんどのケースで
仕事について一番詳しいのは担当者自身です
他の参加者や上司が口を挟んでも
担当者以上には仕事について分かっているわけではないのですから
議論の時間が無駄です
会議の前に担当者に解決策の案を考えさせ
会議の場では、その案に問題がないかを
議長であるあなたが判断をして
Go or No Goを「決める」のです
担当者の案に詰めが甘いと思われるところがあったり
矛盾した箇所があったとしたら
その点に上司であるあなたがツッコミを入れ
担当者が返事できないようなら
その問題点を解決するように指示を出せば良いのです
複数の分の報告が同時に必要となるような案件もあるでしょう
そのような場合もそれぞれの担当者の意見を議長であるあなたが聞き
不明点があれば確認し、さらに別部門の報告が必要と判断したなら
それを確認し、対応策を議長であるあなたが決めれば良いのです